Allgemeine Tips zur Diplomarbeit und sonst. wissenschaftl. Arbeiten, Teil II


Die 10 häufigsten Aussagen,
Aussage 7 - 10:


7. "Als ich ausdrucken wollte, hat mir Word alles durcheinandergeschmissen"

Tritt regelmäßig auf, wenn man für den letzten Ausdruck auf einen anderen Drucker wechselt. Entweder um eine höhere Qualität zu erzielen oder weil Punkt 2, 4, 5 oder 6 eingetreten sind. Viel Spaß! Jetzt kann man oft nur noch alle Seiten neu formatieren.

Man erleichtert sich in diesem Fall die Arbeit, wenn man vorher alle Bezüge und Verweise auch als solche eingegeben hat und nicht als normalen Text. Dann hat man die Arbeit mit dem Aktualisieren schon mal nicht.

Bevor man sich die Arbeit macht, alles neu zu formatieren, kann man aber folgendes probieren: In den Seiteneinstellungen alle Angaben zu Seitenränder usw. exakt so eingeben wie im ursprünglichen Dokument. Als nächstes im Druckertreiber unter "Zeichensatz" oder "Schriftarten" festlegen, daß die Schriften als Bitmap zum Drucker geschickt werden sollen. Oft helfen solche Tricks oder reduzieren zumindest die Formatierungsarbeit. Wichtig ist allerdings, daß man nach diesen Einstellungen den Drucker neu einschaltet!

Wenn man vorher schon weiß, daß man auf einem anderen Drucker drucken möchte, folgendes beachten:


  • Für den Seitenumbruch muß bereits der endgültige Druckertreiber installiert und als Standard-Drucker festgelegt sein.
  • Wenn es an das Ausdrucken geht, nicht nur die *.doc -Datei mitnehmen, sondern sicherheitshalber auch die Formatvorlagen-Datei (*.dot). Manchmal vergißt man einfach, daß man irgendwann mal in der normal.dot was geändert hat.
  • Auch sollten Sie, damit der andere Rechner auch Ihre Schriften verwendet, unter Extras - Optionen in der Registerkarte Speichern die Option True Type Schriftarten einbetten (Word 6.0, für Word 97 analog) aktivieren. Damit werden die verwendeten TrueType Schriftarten mit dem Dokument abgespeichert. Die Datei wird dadurch zwar etwas größer, aber es ist sicherer.
  • Verwenden Sie jedoch auch PostScript Schriften, müssen diese seperat kopiert und mitgebracht werden (Die Screenfonts und die Printerfonts!). Diese Schriften sind wichtig, da sie das Aussehen des Ausdrucks mitbestimmen und auch von Standard-Schriften unterschiedliche Versionen gleichen Namens existieren, so daß Times New Roman auf Ihrem Rechner nicht unbedingt gleich Times New Roman auf einem anderen Rechner ist. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn auf einem Rechner die Schrift als True Type, auf dem anderen als Postscript- oder Druckerfont installiert ist. Es empfiehlt sich, vorher ein paar Seiten probeweise auszudrucken.
  • Eine weitere Möglichkeit ist das Erstellen einer Druckdatei. Dieses Verfahren ermöglicht es auch, an einem anderen Computerarbeitsplatz auszudrucken, an dem die eigene Textverarbeitung nicht oder in einer anderen Version vorhanden ist und die Dateiformate nicht kompatibel sind. Dazu muß ebenfalls der Treiber für den Drucker verwendet werden, auf dem letztendlich dann auch ausgedruckt wird. Diesen Druckertreiber also bereits beim Formatieren der Seiten als Standarddrucker verwenden.
  • Rufen Sie dann das Druckmenu auf und aktivieren Sie die Option "Druckausgabe in Datei umleiten" .

    Es ist übrigens nicht sinnvoll, die komplette Seitenanzahl in eine Datei zu schreiben, da der Speicherbedarf einer Druckdatei größer ausfällt, als bei der normalen Text-Datei und diese so evtl. keinen Platz auf einer Diskette findet. Auch wenn Sie die komplette Druckdatei auf einmal auf einen Datenträger bekommen (z. Bsp. auf eine CD), sollten Sie immer nur ein paar Seiten in eine Datei schreiben: Wenn der Drucker beim Ausdrucken z. Bsp. einen Papierstau hat oder ein anderer Fehler auftritt, müssen Sie nicht wieder ganz von vorne anfangen, sondern müssen nur die Datei, während der der Fehler auftritt, neu ausdrucken. Spart Zeit und Kosten.

    Geben Sie also eine gewissen Anzahl Seiten vor und bestätigen Sie den Druckauftrag mit "OK". Sie werden dann aufgefordert, für diese Datei einen Namen zu vergeben. Vergessen Sie dabei nicht, in den Dateinamen eine Nummerierung einzubauen, damit Sie hinterher die Reihenfolge nachvollziehen können. Beschränken Sie sich auf das "8.3"-Dateiformat, wenn Sie nicht wissen, ob der Computer, an dem Sie den Ausdruck anfertigen wollen, die langen Dateinamen unterstützt. Unter DOS zum Beispiel werden lange Dateinamen nicht unterstützt und diese daher verkürzt dargestellt. Haben Sie lange Dateinamen verwendet, wird es unübersichtlich. Zum Ausdrucken benutzen Sie unter DOS den Befehl "copy [Dateiname] [Drucker]" , also z. Bsp. "copy diplom01.prn lpt1:"

  • Eine weitere, verwandte Möglichkeit ist das Erstellen einer PostScript-Datei. Diese kann allerdings grundsätzlich nur auf PostScript-Druckern ausgedruckt werden. Aber keine Regel ohne Ausnahme: Es gibt entsprechende Software, mit der es möglich ist, solche Dateien auch auf nicht-PostScript-fähigen Druckern auszugeben. Aber auch hier muß der Treiber für den Drucker verwendet werden, auf dem letztendlich dann auch ausgedruckt wird, also ein PS-Druckertreiber. Dieser Druckertreiber muß bereits beim Formatieren der Seiten als Standarddrucker verwendet werden. Eine detaillierte Anleitung dazu finden Sie hier auf meiner Site.
  • Trotzdem reichlich Zeit einplanen und vorher dem "Ausdrucker" Bescheid geben. Nicht daß im letzten Moment etwas dazwischen kommt. Auch Drucker können ausfallen und Freunde was Besseres vorhaben.

Um Antworten auf weitere Probleme mit Word zu finden, empfehle ich die MS-Word-FAQ von René Probst.

8. "Als ich ausdrucken wollte, stürzte mir der Rechner ab"

Kann immer mal vorkommen, oft ist der Rechner aber auch unschuldig. Weil's eben mal wieder hektisch wurde und man zwei Nächte kaum geschlafen hat, läßt die Konzentration nach und man selber bringt durch unsinnige Aktionen den Computer zum Absturz. Auch den gleichmässig über die Tastatur verteilten Kaffee hat's schon gegeben.

In so einem Fall Ruhe bewahren!

Den Fehler ohne Hektik suchen und nicht in Panik alles schlimmer machen. Am besten 10 Minuten Pause machen und erstmal darüber nachdenken, woran es liegen könnte, bevor man wie wild "repariert". Das gilt auch für den nächsten Punkt!

Auch im geschäftlichen Bereich werden vermehrt gebrauchte Computer eingesetzt. Für viele Arbeiten sind sie vollkommen ausreichend und in der Anschaffung deutlich günstiger als ein neues Gerät. Dabei kann es aber beim Drucken in Netzwerken zu Problemen kommen, sofern nicht alle Treiber richtig installiert wurden und sich noch die Geräte des Vorbesitzers in der Druckauswahl befinden. Daher sollte man zunächst alle nicht benötigten Drucker löschen und anschließend die Treiber für sämtliche relevanten Geräte installieren. Am besten gibt man diesen prägnante Namen, so dass man den Druckauftrag nicht versehentlich an die falsche Stelle senden kann. Außerdem sollte man die Datei vor dem Druck und vor Änderungen der Formatierung speichern, um jeweils auf die richtige Version zugreifen zu können. Zusätzlich sollte sichergestellt sein, dass das betreffende Gerät eingeschaltet und funktionsbereit ist.

9. "Ein Virus hat mich zum Schluß noch genervt"

Erfahrungsgemäß ist das Risiko am größten, wenn man an verschiedenen Rechnern arbeitet. Mal abgesehen davon, daß man sich nicht gerade Freunde macht, wenn man die Viren dann auch noch verteilt, sollte man schon deshalb einen Virenscanner einsetzen, bei dem die Virendaten auch regelmäßig aktualisiert werden. Um einen hohen Schutz zu gewährleisten, sollte man die Virendaten auch wirklich regelmäßig (mind. einmal pro Woche, besser täglich) updaten. Nichts ist sinnloser als ein veralteter Virenscanner, der einen in falscher Sicherheit wiegt. Zwar garantiert auch die neueste Version keinen 100%-igen Schutz, aber das Risiko ist geringer.

10. "Alle haben mir gesagt, ich soll aufpassen, zum Schluß wird's zeitlich eng. Ich habe aber geglaubt, mir würde sowas nicht passieren!"

Hier spare ich mir jeden weiteren Kommentar!

Checkliste

Eine Checkliste mit diesen Tips finden Sie auf meiner Downloadseite.